「請求書はプリントして保管してるから大丈夫」——その保存方法、実はNGかもしれません

元請けやアプリから届いた請求書・支払明細を、いったん印刷してファイルに綴じている。確定申告のときに困らないよう、紙で残しているから安心——。

軽貨物ドライバーにはよくある保存スタイルですが、メールや配送アプリ・元請けポータルなど「電子データ」で受け取った書類は、紙に印刷するだけの保存では要件を満たさないケースがあります。

これは「電子帳簿保存法（電帳法）」のうち、電子取引データの電子保存というルールによるもの。2024年1月から、所得税の申告義務がある事業者は規模を問わず対象です。つまり、メールやアプリで請求書をやり取りしている軽貨物ドライバーの大半が、すでに対象になっています。

「難しそう」と感じるかもしれませんが、個人事業主が最低限クリアすべきポイントは多くありません。この記事では、要点を 3つのステップ に絞って整理します。

結論：電子で受け取った請求書は「電子のまま」「検索できる形」で7年保存

先に結論です。やることはシンプルで、次の3つに集約できます。

  1. 改ざん防止のルールを用意する（事務処理規程を作る、など）
  2. 「日付・取引先・金額」で探せる形で保存する（ファイル名や保存ツールで対応）
  3. 7年間、電子データのまま保管する

ポイントは、「電子でもらったものは、電子のまま保存する」という大原則です。受け取った請求書PDFを印刷して紙ファイルだけに残し、元のデータを消してしまう——これがいちばんやりがちなNGパターンです。

なお、ここで対象になるのは「電子取引」、つまりデータでやり取りした書類です。具体的には以下のようなものが当てはまります。

逆に、最初から「紙」で受け取った請求書や領収書は、これまでどおり紙のまま保存して問題ありません（こちらはスキャナ保存などの別ルールの話になります）。

ステップ①：改ざん防止のルールを決める（真実性の要件）

電子取引データの保存には、大きく2つの要件があります。1つ目が、データが後から改ざんされていないことを担保する「真実性の要件」です。

満たし方にはいくつか選択肢がありますが、個人事業主が取り組みやすいのは次のいずれかです。

3つ目の「事務処理規程」は、専用システムを導入しなくても対応できるため、コストをかけたくないドライバーに向いています。要は「受け取ったデータを勝手に書き換えません」という社内ルールを文書にして守る、という方法です。国税庁の特設サイトでは、こうした規程のひな形（サンプル様式）が公開されています。まずはこれをベースに、自分の屋号や運用に合わせて整えるとよいでしょう。

ステップ②：「日付・取引先・金額」で探せるようにする（可視性の要件）

2つ目が、税務調査などの際にデータをすぐ確認できるようにしておく「可視性の要件」です。中心になるのが検索要件で、保存したデータを次の3項目で探せる状態にしておく必要があります。

専用の会計ソフトや保存ツールを使えば自動的に満たせますが、お金をかけずに対応するなら、ファイル名に検索項目を入れる方法が定番です。たとえば次のような命名規則を決めておきます。

20260131_◯◯運輸_165000.pdf
（日付_取引先_金額）

この形でフォルダにまとめて保存しておけば、ファイル名検索で「取引先」や「日付」からすぐ目的のデータにたどり着けます。あわせて、データを表示・印刷できるパソコンやプリンタ、操作マニュアルを備えておくことも求められます。

なお、前々年（基準期間）の売上高が一定額以下の小規模事業者などは、検索要件が緩和・不要となる場合があります。多くの個人軽貨物ドライバーが該当し得ますが、その場合でもデータを出力した書面を整理して提示・提出できるようにしておくなどの条件があります。自分が緩和対象になるかどうか、適用条件の最新の正確な情報は、国税庁の電子帳簿保存制度の特設サイト等の公的情報で確認してください。

ステップ③：電子のまま「7年間」保管する

最後は保存期間です。個人事業主の場合、帳簿書類の保存期間は原則7年間とされています（白色申告・青色申告を問わず）。電子取引データもこの期間、要件を満たした形で保管しておく必要があります。

確定申告が終わったら消してよい、というものではない点に注意してください。日々受け取る請求書や支払明細を、その都度ステップ②の命名規則でフォルダに保存していくのが、結局いちばんラクで確実です。年度ごとにフォルダを分けておくと、7年分の管理も見通しよくなります。

実務メモ：請求・支払いの記録は「一本化」すると一気に楽になる

電帳法対応でいちばんつらいのは、書類が散らばることです。元請けAはメール、元請けBはポータル、備品はネット通販——と受け取り先がバラバラだと、保存もれや「どこに入れたか分からない」が起きやすくなります。

ここで効くのが、請求・入金・日々の業務記録を一つの場所にまとめておくという発想です。

KeibakoBill Cloud のような請求書発行・保存の機能を使えば、命名規則や検索要件を意識しなくても、要件に沿った形で記録を残していけます。「紙に印刷して綴じる」作業そのものをなくせるのが、いちばんの時短ポイントです。

まとめ：今日からやることリスト

軽貨物ドライバーが電子帳簿保存法を最低限クリアするためのチェックリストです。

ルール自体は2024年からのものですが、「紙保存のまま」になっている人はまだ少なくありません。インボイスの2割特例終了（2026年末）とあわせて、今年のうちに経理の保存方法を見直しておくのがおすすめです。

なお、施行時期・保存要件・保存期間・緩和の適用条件などの具体的な内容は改正されることがあります。最新の正確な情報は、必ず国税庁などの公的情報で確認してください。

参考