「月末になると請求書作りに丸1日かかる。しかも翌月、入金額が合っているか確認しないまま流している」 「どの荷主がいつ払ってくれるのか、通帳を見るまで分からない」

軽貨物の個人事業主は、配達が本業で事務は片手間になりがちです。結論から言うと、月次の締めは「集計→請求→期日管理→消込」の4ステップを毎月同じ順番でやると、月初の5日ほどで終わり、未入金の見落としもなくなります。この記事では、その手順を時系列で並べます。

結論：締め作業は4ステップ、必要なのは日報と荷主一覧だけ

ステップ いつ やること 使うもの
① 集計 月末〜翌月1日 荷主別に日報から個数・日数・時間・距離・加算を集計 運転日報
② 請求 翌月1〜5日 荷主ごとの請求タイプに沿って請求書を作成・送付 荷主一覧（請求タイプ・締め日・支払日）
③ 期日管理 請求送付時 荷主ごとの支払期日を一覧に書き込む 荷主一覧
④ 消込 入金予定日の翌営業日 通帳と請求書を突き合わせ、差額があれば即確認 通帳・請求書控え

特別なソフトがなくても、この4ステップを紙やスプレッドシートで回せます。大切なのは順番と「毎月必ずやる日」を固定することです。

ステップ①：日報から荷主別に数字を集める

締めの土台は運転日報です。日報には配達個数・稼働日数・待機時間・走行距離・附帯作業を日ごとに残しておき、月末に荷主別で合計します。

ここで詰まる原因のほとんどは「日報の項目が請求に必要な項目と一致していない」ことです。荷主の請求タイプが「シンプル（運賃のみ）」なら個数と日数だけで足りますが、「運賃ベース＋加算」なら待機時間や附帯作業の記録がないと加算を請求できません。荷主ごとの請求タイプの決め方は別記事「軽貨物の請求は3タイプ」で整理しています（公開後にリンクを追加予定）。

集計の際は、荷主の締め日にも注意します。月末締めの荷主が多いものの、20日締めや15日締めの荷主が混ざっていると、月末に一括で集計しても期間がずれます。荷主一覧に締め日を書き、締め日ごとに集計期間を分けます。

ステップ②：請求タイプに沿って請求書を作る

集計が終わったら、荷主ごとに請求書を作成します。請求書に書く内容は次のとおりです。

インボイス（適格請求書）発行事業者として登録している場合は、これに加えて登録番号（T＋13桁）、税率ごとに区分した消費税額と適用税率の記載が必要です。軽貨物の運賃は標準税率10%のみのことがほとんどなので、「10%対象 ◯◯円、消費税 ◯◯円」と1行で足ります。

明細の作り方で迷いやすいのが加算の見せ方です。「運賃ベース＋加算」の荷主には、運賃・待機料・附帯業務料・有料道路代を別の行に分けて書きます。合算して1行にすると、荷主の検収担当者が根拠を確認できず差し戻しになりやすいためです。有料道路代は実費精算であれば、領収書の写しを添付するか、日付・区間・金額の一覧を添えます。

請求書は控えを必ず残します。発行した請求書の控えは帳簿書類として保存義務の対象で、電子で発行・送付した場合は電子帳簿保存法の要件に沿った保存が求められます。詳しくは軽貨物の請求書、紙保存だけではNG？電帳法を最低限クリアする3ステップで解説しています。

ステップ③：支払期日を荷主一覧に書き込む

請求書を送ったら、その場で荷主一覧に「請求額」と「支払期日」を書き込みます。これをやらないと、翌月に「いくら入るはずだったか」を請求書の控えから探し直すことになります。

支払期日は契約書に書かれている支払条件（例：月末締め翌月末払い）から決まります。2026年1月1日施行の中小受託取引適正化法（取適法）では、委託者から給付を受領した日から60日以内のできる限り短い期間で支払期日を定めることが求められています。契約上の支払条件が60日を超えている場合の考え方は軽貨物の報酬は60日以内払いが義務に——取適法の読み方で整理しています。

荷主一覧には最低限、次の列を持たせます。

ステップ④：入金を突き合わせ、差額はその日に確認する

入金予定日の翌営業日に通帳（ネットバンキングの入出金明細）を開き、荷主一覧の請求額と突き合わせます。これが「消込」です。

よくある差額とその原因は次のとおりです。

差額の確認は、入金日から離れるほど難しくなります。荷主側も月次で経理を締めているため、翌月に持ち越すと修正が翌々月になり、資金繰りに響きます。「入金予定日の翌営業日に必ず見る」を固定しておくのが最大の防御策です。

実務メモ：日報・請求・入金を1つの表でつなげる

4ステップを毎月別々のファイルでやると、「この請求書はどの日報から作ったか」「この入金はどの請求に対するものか」の対応が切れます。荷主一覧を軸に、日報の集計値→請求額→入金額を同じ行に並べる形にしておくと、差額が出たときに日報まで一気にさかのぼれます。

記帳の面でも、請求書を発行した時点で売上を計上する「発生主義」で帳簿をつけるなら、請求額と入金額の対応表がそのまま売掛金の管理台帳になります。確定申告の時期に「売掛金の残高がいくらか」を一から集計し直す必要がなくなります。

まとめ：月次締めのチェックリスト

締め作業を「毎月同じ順番・同じ日」に固定すると、事務にかかる時間は減り、未入金の見落としはなくなります。まずは荷主一覧を1枚作るところから始めてみてください。

参考